¿Exceso de reuniones en el trabajo? 5 recomendaciones para que sean más productivas

Las reuniones de trabajo son instancias para discutir ideas y concretar planes de acción al interior de una empresa, es decir, momentos que debieran ser altos en productividad. Sin embargo, muchas veces son definidas por los trabajadores como largas, tediosas y en las que, a pesar de todo el tiempo que se le destina, no concretan sus tareas o la formalización de todos los aspectos que ahí se abordan.

Desde Laborum.com, su gerente general, Sebastián Echeverría, manifiesta que “usualmente los colaboradores y jefaturas no toman resguardos adecuados para evitar que estos encuentros se desvíen del tema central que se quiere tratar. Con esto nos referimos a que puede existir poca organización previa o escasa claridad de los puntos exactos que se van a discutir. Entonces, el tiempo suele alargarse y las personas sienten que han dejado un montón de pendientes de lado, sin haber sacado alguna conclusión eficaz de este tipo de encuentros”.

Por esta razón, y para dar un giro a la percepción que se tiene de estas instancias, es que desde la plataforma de empleo entregan cinco consejos útiles para optimizar de mejor forma el tiempo en las reuniones de trabajo:

1. ¿Es necesaria la reunión?

Es clave determinar la necesidad de citar o no a los grupos de trabajo para abordar un tema en específico. “Las personas tienen que analizar si los puntos que necesitan tratar se pueden resolver a través de un correo electrónico o otras instancias que no demanden más del tiempo necesario. Esto ayudará a mejorar los tiempos con el que cuentan los colaboradores para trabajar en sus pendientes y la forma en la que se mantienen concentrados”, explica Sebastián Echeverría.

2. Planificación y agenda de contenidos

Antes de cada encuentro, lo ideal es que es los encargados de la reunión puedan realizar una minuta de temas a discutir. De acuerdo al gerente general de la plataforma “este es el punto más importante, pues así se establece con claridad cuáles son los puntos que se tratarán, mitigando la posibilidad de desviar el foco”. Esto está totalmente ligado con la información que tocará cada integrante de la reunión. “Lo ideal es que cada uno lleve preparado los requerimientos, dudas o aportes que dará en esa instancia, pues de esta forma se puede avanzar con claridad”, agrega Echeverría.

3. Convocar a las personas necesarias

 Entendiendo lo anterior, es importante definir quiénes deben participar en la reunión. Es por eso que desde Laborum.com señalan que tras establecer cuáles son las tareas a tratar, es necesario convocar solamente a las personas implicadas en los temas que se están tratando, evitando la dispersión de tópicos.

4. Contar con un líder

Es recomendable que siempre exista una persona que modere los tiempos con que cada uno de los integrantes participa, guía y ordena cada uno de los temas que se abordarán, según orden de relevancia. Estos momentos también ayudan que los colaboradores puedan entregar sus diferentes opiniones respecto a las decisiones que se tomarán, por lo que es relevante fomentar su participación.

5. Fijar objetivos de realización en una minuta

Antes de finalizar la reunión, siempre se deben establecer los plazos para concretar las acciones acordadas, esto a través de una minuta final. Así, podríamos garantizar el cumplimiento de las tareas necesarias para el buen rendimiento de los equipos. “Es primordial que los acuerdos queden respaldados y con fechas de realización, de esta forma se puede hacer seguimiento a todo lo establecido. Además, también ayuda a que las personas que no asistieron a la reunión se enteren de los temas tratados. Esto también ayudará a fortalecer y aumentar la productividad de los colaboradores. Tener un orden en el trabajo o funcionar bajo objetivos sin duda ayuda a mejorar organización y a trabajar mejor”, finaliza Sebastián Echeverría.

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