La experta en coaching y columnista de Harvard y CNBC, Rebecca Zucker, entregó tips para el uso de palabras que podrían parecer "poco sinceras (...) en la construcción de relaciones positivas".
Cada día son cientos los mails que leen y envían los diversos profesionales. Largas horas de trabajo en el computador, tablets o celulares puede hacer perder la calidad en la comunicación entre jefes y colegas.
En este sentido, Rebecca Zucker, coach ejecutiva y socia fundadora de Next Step Partners, realizó una columna para CNBC en la que entregó algunos datos para mostrarse como todo un profesional a la hora de enviar correos electrónicos.
Zucker ha trabajado con empresas como Amazon, DocuSign y Dropbox y a partir de su experiencia elaboró cuatro frases que pueden hacerte parecer agresivo, falso y poco profesional, por lo que es mejor que las evites.
"El uso de palabras y frases que parezcan poco sinceras, a pesar de sus mejores intenciones, puede no solo causar que tu correo electrónico quede sin respuesta, sino también presentar una oportunidad perdida para construir una relación positiva", señaló Zucker.
1. "No estoy seguro si viste mi último correo electrónico..."
De acuerdo con una encuesta elaborada por Adobe Consumer Email, el 25% señaló que "no estoy seguro si viste mi último correo electrónico" es una de las frases más irritantes a la hora de recibir un mail, seguida de "por mi último correo electrónico".
La coach señala que realizar un seguimiento de aquellos que no han sido respondidos puede ser complicado. El destinatario puede haber perdido el mensaje, en un spam o sin querer lo borró, pero es más frecuente que lo haya visualizado. Es por ello que el llamado es a redactar correos breves que incluya una pregunta clara. Por ejemplo, "¿Puedo presentarles a este cliente?" o "¿Tiene algún comentario sobre este texto del anuncio? Si no tengo noticias tuyas para el viernes, asumiré que todo se ve bien'", detalla Rebecca.
2. "Según nuestra conversación"
La frase "según nuestra conversación", junto con "como se discutió", suena muy formal. En este sentido, la experta señaló que la escritura de este tipo de palabra se deje para temas legales, ya que te hará parecer "como severo, frío, distante e inauténtico".
Para estos casos es mejor optar por expresiones como "Adjunto el artículo que mencioné durante nuestra llamada"... o "Fue genial hablar con usted antes. Aquí está la descripción del trabajo para el puesto vacante en mi equipo en caso de que conozca a alguien".
3. "Espero que te encuentres bien..."
El escribir "espero que te encuentres bien" en un correo se ha convertido, según expuso la coach, en un texto cada vez más común, pero es más adecuado en relaciones establecidas y para utilizar con quien no has estado en contacto últimamente. "Es mucho menos sincero con las personas que acabas de conocer o que no conoces en absoluto", afirmó la fundadora de Next Step Partners.
A pesar de ello, durante la pandemia se volvió habitual hacer referencia al estado de salud de las personas, por lo que agregó: "no tengas miedo de demostrar que te importa a nivel personal".
4. "Con gusto, ..." (o cualquier saludo de cierre automático)
El cierre está destinado a ahorrarle tiempo al remitente, sin embargo, la mayoría de las frases generadas automáticamente hacen que tu correo suene impersonal, como el utilizar "con gusto,...", explicó Rebecca.
"Su aprobación debe coincidir tanto con la relación que tiene con el receptor como con la naturaleza de su correo electrónico", agregó. En este sentido, es importante que se personalice la despedida según el contexto del mensaje, lo que solo tomará unos segundos y evitará malos entendidos.
"Por supuesto, si estás haciendo una solicitud, está bien cerrar la sesión con "gracias", pero si estás enviando una actualización a un colega, elije algo que refleje la conversación, como "Hablaremos pronto" o "¡Nos vemos en la reunión de mañana!", finalizó.
10/06/2022
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